Tre step per l’automazione dei processi amministrativi

L’automazione dei processi amministrativi nasce per portare una maggiore trasparenza e sicurezza sui datiridurre il time consuming e abbassare i costi operativi. Motivazioni che già da sole dovrebbero bastare a convincere qualsiasi CEO e CFO di un’azienda a intraprendere il virtuoso percorso di digitalizzazione dei processi.  

Tutto ciò comporta però una forte presa di conoscenza da parte di tutto il management, in particolare quello finanziario, che dovrà necessariamente aggiornare le proprie competenze in fatto di data analytics e magari anche di business intelligence, strumenti questi ultimi che caratterizzano molte delle soluzioni attualmente in commercio.  

Occorre subito chiarire che al centro della trasformazione organizzativa e dell’automazione dei processi amministrativi di un’azienda ci sono soprattutto le persone, più che le tecnologie. Sono quindi indispensabili i corsi di formazione, l’aggiornamento e la creazione di team di lavoro che possano definire la mappa dei processi necessari e quindi sovraintendere al progetto di cambiamento.  

Automazione dei processi amministrativi: come farlo in 3 step 

Grazie all’automazione dei processi e all’utilizzo della business intelligence sarà possibile gestire più efficacemente il flusso di informazioni, definendo in modo più preciso e realistico l’andamento dell’azienda. Si avrà altresì un sensibile miglioramento della qualità della reportistica, consentendo ai decision maker di focalizzarsi su dati più trasparenti, di valore e soprattutto rilevati in tempo reale. La conseguente riduzione del time consuming permetterà di svicolare svincolare gli “operativi” e i manager da inutili controlli e compiti ripetitivi, liberando preziose ore di lavoro che potranno essere reinvestite in controlli più accurati e progettazione di nuovi processi.  

Ma iniziare un processo di automatizzazione significa per prima cosa raccogliere informazioni da chi, quotidianamente, opera nel settore interessato. Solo al termine di questa prima fase di mappatura sarà possibile pianificare una strategia e definire gli obiettivi da raggiungere. Proviamo allora a sintetizzare i tre step necessari per implementare tecnologie  e metodologie di automazione.  

1) Valutare le competenze 

  • Selezione delle figure professionali necessarie per sviluppare il percorso di innovazione. Questo può avvenire in autonomia affidandosi a risorse interne oppure rivolgendosi a un partner esterno a integrazione parziale o totale dei profili mancanti.    
  • Definizione dei corsi di formazione e aggiornamento necessari al fine di colmare eventuali carenze conoscitive. L’empowerment del personale e dei team coinvolti nel cambiamento sarà indispensabile per il corretto utilizzo delle nuove piattaforme. 

2) Scelta delle nuove tecnologie 

  • Raccolta delle informazioni riguardo le tecnologie già presenti in azienda (ERP, SCM, EDI, soluzioni in cloud) ed eventuale loro integrazione con piattaforme più avanzate.   
  • Valutazione di quali piattaforme e strumenti di business intelligence siano necessari per velocizzare l’automazione e l’applicazione dei processi.       

3) Sviluppo dei processi e degli obiettivi 

  • Individuazione dei processi interni già automatizzati, gestione elettronica documentale, ciclo dell’ordine, soluzioni collaborative con fornitori e clienti, al fine di inserirli e integrarli in un più ampio progetto di automazione. 
  • Definizione degli obiettivi di progetto e condivisione dei medesimi con tutti gli stakeholder coinvolti, CEO, CFO, manager, operativi, partner.           

I vantaggi di una corretta automazione dei processi  

Ma quali sono concretamente i vantaggi apportati da una corretta automazione dei processi all’interno del settore amministrativo? Esaminiamone i principali: 

  1. Riduzione del volume cartaceo a carico del settore amministrativo e dell’azienda nel suo complesso 
  2. Tracciabilità delle operazioni con conseguente aumento della trasparenza del dato 
  3. Maggiore interazione tra i reparti grazie a una più efficiente comunicazione  
  4. Accelerazione dei processi di approvazione e quindi aumento della produttività 
  5. Sensibile riduzione dei rischi di errore causati da sovrapposizione dei processi manuali 
  6. Riduzione dei costi e incremento del numero di attività gestibili a parità di personale  
  7. Incremento del livello di sicurezza sulla gestione dei dati aziendali 
  8. Possibilità di lavorare da remoto grazie a piattaforme on cloud più sicure 
  9. Maggiore reattività alle esigenze di mercato grazie a una recuperata efficienza
     

L’automazione dei processi si ripercuote positivamente su tutta l’azienda, aumentando l’efficienza dei team e favorendo la presa di decisioni in situazioni di mercato particolarmente complesse come quelle odierne.  

In sintesi: Il percorso di adozione delle nuove tecnologie non è facile e la presenza di un partner esperto che accompagni e si affianchi all’azienda durante questo percorso evolutivo è altamente consigliato. Un partner, però, in grado di condividere non solo la Governance ma di partecipare attivamente alla sua trasformazione in azienda data-driven.

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