Durante l’emergenza coronavirus i servizi di comunicazioni online hanno registrato un boom di utilizzo. Quello di Microsoft Teams, ex Skype for Business, per esempio, è stato esponenziale. Le riunioni in video conferenza su Teams sono il doppio rispetto a prima della pandemia. Le video chiamate nel solo mese di marzo sono incrementate del 1000%. Tocca quota 44 milioni di utenti al giorno Teams: un raddoppio rispetto ai 20 milioni di novembre.  

Ma se la gestione del rapporto con colleghi e collaboratori è il primo step affrontato dalle aziende, altrettanto, se non più importante, è quella del rapporto con i clienti.  

Deviazione di chiamata 

La flessibilità del lavoro passa anche dalla possibilità di essere raggiunti telefonicamente in qualsiasi luogo ci si trovi. I mezzi migliori per far circolare le informazioni in azienda secondo gli esperti sono telefonate e video meeting, strumenti più chiari e immediati rispetto a e-mail e messaggi, che generano empatia e limitano il rischio di malintesi. Il telefono è anche il mezzo di contatto più usato tra clienti e fornitori. Strumenti come Teams, consentono anche di deviare le chiamate dei clienti su fisso o su cellulare. 

La telefonia da remoto in cloud 

Il vero passo avanti, oggi, è gestire la telefonia aziendale come servizio a consumo in cloud, per gestire le chiamate dei clienti su un numero telefonico di rete fissa senza essere fisicamente seduti alla scrivania. Ricorriamo allora a strumenti utili per un contatto immediato e facile. Moltissime applicazioni offrono attività di messaggistica istantanea, ma è utile pensare a strumenti in grado di essere facilmente utilizzati sia da mobile che da desktop.  

Altrettanto importante è avere a disposizione uno strumento per chiamate e videochiamate, per ricreare vere e proprie meeting room utili sia al team che con i clienti, che sostituiscano gli appuntamenti in presenza. Incluse ovviamente possibilità di condividere lo schermo, così come inviare file e contenuti. 

Un occhio alla sicurezza 

E per essere certi che documenti privati, fatture e altre informazioni sensibili vengano scambiati in sicurezza? Esistono soluzioni di “trust digitale” per imprenditori e professionisti, attivabili direttamente online. Pensiamo alle relazioni con fornitori e clienti: si possono concludere accordi e transazioni con pieno valore legale, senza necessità di incontri di persona o strette di mano. 

I professionisti, ad esempio, possono gestire mandati, deleghe e sottoscrizioni dei bilanci dei propri clienti grazie al video riconoscimento via web. Le imprese – grazie alla posta elettronica certificata – possono tracciare gli ordini o sottoporre offerte economiche ai clienti con pieno valore legale impossibile da garantire con una “semplice” email. 

Senza dimenticare che si può gestire – sempre da remoto e anche via mobile – ogni fase di formazione dei contratti, dalla stesura della bozza alle successive modifiche, fino alla loro stipula, grazie a piattaforme di collaborazione online.  

eNetworks digitalizza attraverso l’ausilio di piattaforme consolidate tutti i processi decisionali e autorizzativi e può gestire il flusso di lavoro con la firma elettronica certificata. Una piattaforma, infatti, abilita la trasformazione digitale dei suoi stakeholder elevando il loro grado di resilienza e portando innovazione sulla loro catena del valore senza costi aggiuntivi in termini di change management e time wasting. Grazie al suo potente motore di workflow e la gestione semplice ed intuitiva dei documenti la piattaforma permette la digitalizzazione e la semplificazione dei processi complessi. Il beneficio della formazione di contratti e loro chiusura attraverso processo e firma digitale abilita ora il rapporto diretto e costante col cliente ma, se si trasformasse in una prassi consolidata, porterebbe considerevoli risparmi nei tempi di trasmissione, anche per un futuro in cui il lockdown verrà allentato e l’emergenza si concluderà. Le firme remote, infatti, hanno velocità di apposizione fino a 10 volte superiori alle firme poste tramite token USB o Smart card e garantiscono maggior tutela nella riservatezza del documento. 

Lo Smart Working promuove un approccio intelligente al lavoro quotidiano, con risultati quali l’efficientamento delle attività, l’ottimizzazione delle risorse a disposizione e, soprattutto, del tempo. Anche il cliente, grazie a una comunicazione costante e immediata, effettuata con strumenti all’avanguardia, se ne accorgerà. Niente paura, dunque: l’attività da remoto non potrà che consolidare e rafforzare il rapporto con clienti e committenti.