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Come organizzare i sistemi di videoconferenza aziendali?

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I sistemi di videoconferenza sono utilizzati da tempo in ambito aziendale, sfruttati principalmente per risparmiare sui costi di trasferte e per fare formazioneL’uso della videoconferenza si è via via affermato come strumento imprescindibile per favorire la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti di una stessa azienda, così come con partner, fornitoriclienti. 

Mai come in questo periodo proprio i sistemi di videoconferenza stanno dimostrando la loro importanza: con la pandemia Covid-19 in atto le aziende non possono far altro che utilizzarli per riunioni e presentazioni, ma anche colloqui di lavoro e qualsiasi altra necessità di confronto con il mondo esterno dalla propria abitazione. 

 

Sistemi di videoconferenza e smart working, i trend 2020 

Avere la possibilità di simulare un incontro face to face, potendo quindi vedere le espressioni dei propri interlocutori e osservare la comunicazione non verbale rappresenta una preziosa opportunità per dialogare e lavorare in team. 

sistemi di videoconferenza sono dunque indispensabili per fare smart working, una modalità di lavoro flessibile che si va affermando in tutto il mondo perché offre una serie di vantaggi, in particolare, garantendo maggiori flessibilità ai collaboratori e rispetto per i loro orari ed esigenze, più coinvolgimento tra sedi dislocate sul territorio eccetera (negli ultimi risultati dell'Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, si legge che in Italia nel 2019 gli smart worker erano più o meno 570mila, un numero in crescita del 20% rispetto al 2018). 

Secondo dati resi noti da Grand View Research l’anno scorso il mercato mondiale relativo ai sistemi di videoconferenza si è assestato sui 3,4 miliardi di dollari ed è caratterizzato da un tasso di crescita anno su anno stimato intorno al 9% negli anni tra il 2018 e il 2025. 

 

Progetti e programmi per videoconferenza di gruppo, da dove partire 

Per quanto riguarda l’hardware, per fare videoconferenze in smart working, per esempio in questo periodo di lavoro da casa forzato dalle costrizioni relative al Coronavirusè sufficiente un personal computer con videocamera e microfono integrati o semplicemente uno smartphone. 

D’altra parte, in una sala riunioni che ospiti più persone, oltre al pc ed eventualmente altri display, servono webcam e speakerphone (un telefono con microfono e altoparlanti separati dal ricevitore in modo che più persone possano partecipare a una conversazione) oppurea seconda degli spazi, un impianto audio che può prevedere varie tipologie di microfoni. 

Sul fronte software, la videoconferenza è resa possibile da servizi in cloudsiano esse soluzioni gratuite (che però possono avere limiti sul fronte della durata del tempo del collegamento, oppure sulla sua qualità e fluidità dal punto di vista audio e videosiano esse professionali. 

Non solo, i sistemi di videoconferenza spesso sono parte di vere e proprie piattaforme di comunicazione molto diverse tra loro perché possono offrire una serie di servizi aggiuntivi tra cui la condivisione di documentazione, l’interoperabilità sui file, in sostanza strumenti di collaboration integrati più o meno evoluti. 

 

I migliori sistemi di videoconferenza, ecco come scegliere i software 

Tra le valutazioni da fare nella scelta dei sistemi di videoconferenza vi è prima di tutto la qualità audio e video, un prerequisito fondamentale perché la videoconference sia efficace. 

Inoltre, bisogna assolutamente chiarire con il provider se vi sono limiti al numero dei partecipanti alle sessioni. 

Ugualmente, è importante capire se i sistemi di videoconferenza ai quali ci si sta interessando offrono servizi a corredoper esempio, se hanno la possibilità di fare colloquiare i partecipanti via chat, così come di registrare e rendere disponibile il video a quanti non hanno potuto partecipare in diretta e via dicendo. 

L’integrazione, inoltre, di software che consenta l’upload di contenuti da condividere, in piena sicurezza (grazie all’uso di prodotti per la protezione dei dati), è un’ulteriore caratteristica che deve essere valutata in base all’utilizzo che, non solo nell’immediato, ma anche in prospettiva, si vuole fare del proprio sistema. Per esempio, si può decidere di realizzare una soluzione che possa servire anche per fare Webinar o formazione a distanza e, a quest’ultimo proposito, può essere molto utile anche avere la possibilità di utilizzare applicazioni di lavagna virtuale, spazi di archiviazione eccetera. 

 

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